Work & Business Solutions

EFEKTYWNOŚĆ PRACY jako kluczowy element systemu zarządzania pracownikami

Stała i dobrze przeprowadzana weryfikacja efektywności pracy personelu staje się coraz ważniejszą częścią procesów zarządzania pracownikami. Często Kadra Zarządzająca nie dostrzega szeregu  dysfunkcji, które wpływają negatywnie na zwiększenie wydajności i uniemożliwiają optymalizację kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Przeprowadzając wiele projektów z zakresu weryfikacji efektywności pracy (m.in. w małych i średnich przedsiębiorstwach, jednostkach budżetowych), specjaliści Work & Business Solutions (W&BS) zauważyli, że potencjał zasobów posiadanych przez te organizacje nie jest w pełni wykorzystywany lub nie jest wystarczający, przez co efektywność realizowanych działań spada. Na obniżenie wydajności pracy ma wpływ wiele czynników. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich.

Delegowanie i egzekwowanie zadań

W wielu organizacjach kierownicy działów nieskutecznie delegują zadania, przydzielając je poszczególnym pracownikom bez uwzględnienia umiejętności, kompetencji i predyspozycji. Dużym błędem jest także nieegzekwowanie wykonania powierzonych obowiązków i słaba kontrola nad ich realizacją. Taki sposób zarządzania wpływa na brak poczucia odpowiedzialności za wykonywaną pracę oraz niską motywację do bardziej efektywnej realizacji obowiązków. Dlatego zasadna jest weryfikacja celów realizowanych przez całe działy oraz pracowników zajmujących stanowiska kierownicze.

Ocena pracy

Niejednokrotnie w firmach brakuje procedur dotyczących oceniania pracowników. Podwładni nie otrzymują od kierowników informacji zwrotnych dotyczących realizowanych zadań. To sprawia, że pracownicy nie wiedzą czy prawidłowo wykonują powierzane obowiązki. Są firmy, w których funkcjonuje system oceniania, ale często nie jest on dopasowany do organizacji. Elementy, które podlegają ocenie nie zawsze determinują efektywność na danym stanowisku. Problemy te najczęściej występują w organizacjach, które wprowadziły system ocen pracowniczych bez wsparcia osób doświadczonych w tym zakresie. Największą wadą tego typu „Ocen Pracowniczych” jest brak powiązania oceny z efektami pracy lub brak rekomendacji dotyczącej poprawy.

Motywowanie pracowników

Wiele firm nie posiada systemu motywacyjnego, który przyczyniałby się do zwiększenia zaangażowania pracowników. Niejednokrotnie brakuje procedur przyznawania benefitów (finansowych oraz pozafinansowych) lub widoczne jest niedopasowanie systemu do potrzeb pracowników. Sprawia to, że wśród zatrudnionych osób rośnie niezadowolenie i frustracja, a efektywność pracy maleje. Dlatego opracowując system motywacyjny należy połączyć cele biznesowe, oczekiwania pracowników oraz możliwości firmy. Zyski osiągnięte dzięki wprowadzeniu systemu motywacyjnego powinny być większe niż koszty związane z jego funkcjonowaniem.

Podział obowiązków

Bardzo często zdarza się, że pracownicy mają niedookreślony zakres obowiązków oraz nie znają celu swojego stanowiska pracy. Sprawia to, że wykonywane czynności są dublowane, a odpowiedzialność za realizowane zadania jest rozproszona. Zamiast skupiać się na głównych zadaniach pracownicy wykonują szereg mało istotnych czynności, nieprowadzących do wymiernych efektów. Aby uniknąć takiej sytuacji należy opracować Opisy Stanowisk Pracy, które w jasny sposób będą określać cele, zadania, efekty pracy oraz zakresy odpowiedzialności dla wszystkich stanowisk.

Zjawisko rozproszonej odpowiedzialności

Jest to bardzo często spotykany problem. W wielu organizacjach mamy do czynienia ze zjawiskiem świadomego lub nieświadomego rozpraszania odpowiedzialności. Dzieję się tak w wyniku braku sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania kadrą. Pracownicy nie są pewni za co odpowiadają, zadania są kierowane do kilku osób jednocześnie bez określenia odpowiedzialności. Zdarza się, że nie kontroluje się procesu wykonania pracy oraz efektu końcowego.

Obłożenie pracą

Często zauważanym problemem w wielu organizacjach, jest przerost zatrudnienia. Pracownicy są niedociążeni pracą, a zakres realizowanych przez nich zadań jest zbyt mały, aby w pełni efektywnie wykorzystać 8-godzinny dzień pracy. Powoduje to, że skupiają się na czynnościach, które nie są związane z ich zakresem obowiązków (np. rozmowy towarzyskie, częste przerwy kawowe, przeglądanie stron internetowych, itp.). Bywa również, że pracownicy są przeciążeni pracą, mają zbyt wiele obowiązków, przez co konieczne jest zostawanie w pracy po godzinach. Dlatego aby jak najefektywniej wykorzystać potencjał zatrudnionych osób, należy kontrolować ich obłożenie pracą.

Procedury raportowania

W wielu firmach brakuje systemu raportowania dostosowanego do specyfiki danej jednostki. Sprawia to, że kierownicy nie wiedzą czym zajmują się ich podwładni, jakie efekty osiągają i ile czasu zajmują im dane czynności. Dlatego istotne jest, aby system raportowania nie był czasochłonny, za to zrozumiały dla wszystkich pracowników i dostosowany do przedsiębiorstwa.

Wszystkie działania i narzędzia związane z zarządzaniem personelem powinny być spójne,  dostosowane do potrzeb i możliwości danej organizacji. System zarządzania personelem powinien być zbudowany przy udziale doświadczonych specjalistów, których oprócz wiedzy teoretycznej charakteryzuje doświadczenie praktyczne w tym zakresie.

Zespół firmy doradczej W&BS

Zapraszamy do rozmowy

W&BS Doradztwo Personalne specjalizuje się w projektach z zakresu doradztwa personalnego i organizacyjnego. Realizujemy takie usługi jak audyty personalne, audyty organizacyjne, oceny pracownicze, systemy motywacyjne, rekrutacje wysokiej klasy specjalistów dla różnych sektorów gospodarki.

Pracując dla naszych Klientów, zrealizowaliśmy setki projektów. Dowodem naszej skuteczności są liczne referencje udzielone przez naszych Klientów.  

Zapraszamy do kontaktu w celu szczegółowego omówienia oferty i dopasowania jej do Państwa oczekiwań.

Zespół W&BS

+48 12 398 4300

   Głosuj